Skip to content

Office Manager

Belgium, Vlaams Gewest, AntwerpenOffice

Job description

Wij zijn op zoek naar een veelzijdige Office Manager binnen ons groeiende team van data engineers. Ben jij een mensgerichte administratieve duizendpoot? Weet je van aanpakken en wil je er mee voor zorgen dat Tropos als een geoliede machine draait? Dan ben jij misschien wel dé persoon die we zoeken!

Jouw takenpakket


Als office manager ben jij dé administratieve spil tussen medewerkers, sociaal secretariaat, leveranciers, klanten en boekhouding.

  • Ons kantoor is jouw tweede thuis. Je zorgt ervoor dat we nooit zonder koffie - of ander levensnoodzakelijk kantoormateriaal - vallen en staat in voor de postverwerking.
  • Je geeft maandelijks de nodige payroll informatie door aan ons sociaal secretariaat, je detecteert fouten en vraagt ontbrekende gegevens op.

  • Je verwerkt en volgt inkomende en uitgaande facturatie proactief administratief op en je maakt klanten wegwijs in onze administratieve systemen.

  • Je volgt support requests van medewerkers op via het daarvoor voorziene platform, stelt een FAQ op en je leert al doende om een aantal terugkerende vragen zelf op te lossen.

  • Je bereidt de komst van nieuwe medewerkers administratief voor zodat zij vlot en vrolijk kunnen opstarten en je maakt hen wegwijs in Officient, ons platform voor personeelsadministratie.

  • Je staat in voor de praktische organisatie van commerciële, HR en team events (locatie, catering, deelnemers contacteren, informeren …) en je regelt verblijf en vervoer voor medewerkers die evenementen buiten België bijwonen.

  • Je staat in voor het administratief beheer van opleidingen (bv. behaalde certificaties) e.a. terugkerende HR-gebeurtenissen in Officient.


Wat mag je van ons verwachten?


  • Je komt terecht in een fijn en hecht team en in een eerlijke en open cultuur die ervoor zorgt dat je je snel thuis zult voelen.

  • Je werkt nauw samen met de CEO en Talent Manager. Zij zullen ook instaan voor jouw onboarding en begeleiding.

  • Een werkomgeving met veel aandacht voor welzijn en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

  • Een aantrekkelijk salaris en extralegale voordelen;
    • hospitalisatie- en groepsverzekering

    • maaltijdcheques, ecocheques

    • 12 ADV dagen (bovenop je wettelijk verlof)

    • Een bedrijfslaptop (Macbook) en GSM (iPhone) 

Job requirements

Wat verwachten we van jou?


  • Je woont bij voorkeur in de regio van Antwerpen en je bent bereid om minstens 3 dagen per week aanwezig te zijn op kantoor. Parttime werk is bespreekbaar voor deze functie.
  • Je bent bij voorkeur een ‘digital native’ en je kunt vlot schakelen tussen verschillende digitale tools & systemen.

  • Je bent mens georiënteerd, positief ingesteld, diplomatisch, sociaal vaardig, discreet en integer.

  • Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en je hebt een ‘can-do attitude’.

  • Je spreekt vloeiend Nederlands en professioneel Engels.

  • Je hebt een Bachelor in Office Management, Bedrijfsmanagement, Marketing en/of een eerste relevante ervaring in een gelijkaardige functie. Kennis van payroll is een plus maar geen must.

or

Our offer

Top-notch salary

A competitive salary package including extra-legal benefits depending on your role. Options include; a company car, a fuel card, hospitalization insurance, group insurance, a high-end laptop and smartphone and lunch vouchers;

Great team atmosphere

A well-connected team by regular company updates, quarterly meetings, knowledge sharing moments, after-work drinks, team building activities and sports activities (for those in favor);

Personal Growth

An onboarding plan and a supportive environment with lots of learning opportunities and chances for personal growth as well as for growth within Tropos;

Hybrid work

A flexible and hybrid way of working: from your home office, from our Tropos base in Antwerp, on-site at our customers' offices;

Formal certification

We sponsor your technology certification journey;

Our hiring process

Apply for this job, fill out the application form and if you match the profile, our journey together starts. Our process is quick and efficient, and we aim to conclude within 2 weeks.

1. Phone Interview

In the first call, let our recruiter learn about you and your story to check a potential fit to Tropos. This is also a chance for you to ask first questions about the role and company.

2. On-line assessment

Complete our on-line assessment at home to learn if you're a personality- and cognitive match with the team.

3. Final interview

You made it to the very last stage! We plan a meeting at our office in Antwerp, with either your future manager or our CEO. This is a great opportunity to experience our team- and office vibe.

Equal opportunity

We value and respect the different backgrounds, experiences, personalities, talents and limitations that everybody brings to the table.

We believe it makes our table richer and more creative.