Office Manager

OVER JOU

Ben jij de mensgerichte administratieve duizendpoot die we zoeken?

Als echte regelaar laat jij je niet snel uit het veld slaan. Je houdt van structuur, denkt in oplossingen en werkt tot in de puntjes nauwkeurig. Dankzij jouw scherpe oog en proactieve aanpak loopt de administratie op rolletjes.

Of het nu gaat om vragen van medewerkers, contact met klanten of leveranciers, of het schakelen met het sociaal secretariaat of de boekhouder – jij bent het aanspreekpunt dat iedereen weet te vinden. Je houdt moeiteloos het overzicht, pakt dingen zelfstandig op en laat niets aan het toeval over.

Kortom: met jou aan boord is alles tot in de puntjes geregeld – en dat voelt iedereen.

OVER ONS

Wij zijn een groeiend IT-consultancybedrijf dat slimme data-oplossingen ontwikkelt voor klanten in binnen- en buitenland. Je komt terecht in een hecht en gedreven team waar initiatief wordt aangemoedigd, collega’s elkaar ondersteunen en waar ook ruimte is voor een gezonde dosis humor. We zijn een diverse groep jonge, enthousiaste dataprofessionals die gemiddeld twee dagen per week samenwerken op ons kantoor in Antwerpen.

JOUW ROL

Als Office Manager ben jij de administratieve spil van onze organisatie. Je zorgt ervoor dat alles op kantoor (of remote) op rolletjes loopt en bent de steunpilaar voor zowel het team als het management. Je bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de dagelijkse operatie en draagt actief bij aan een fijne en productieve werkomgeving. Daarnaast heb je ook regelmatig contact met klanten, leveranciers, ons sociaal secretariaat en onze boekhouder.

Taken en verantwoordelijkheden

• Verantwoordelijk voor de financiële administratie, inclusief inkomende en uitgaande facturatie, regelmatig contact met de boekhouder, en het aanvragen van subsidies.

• Eerste aanspreekpunt voor payroll en personeelsadministratie: loonverwerking, administratieve onboarding en offboarding van medewerkers, beheer van certificeringen, afhandeling van work permits en contact met het sociaal secretariaat.

• Praktische organisatie van interne overlegmomenten, externe events, beurzen en teamactiviteiten.

• Inkoop en voorraadbeheer van kantoorbenodigdheden en overige facilitaire zaken.

• Beheer van archivering, documenten, contracten en verzekeringen.

• Basis eerstelijns IT-support (zoals het deblokkeren van wachtwoorden en toegangsbeheer).

• Salesondersteuning: voorbereiding en opvolging van offertes, en het up-to-date houden van het CRM-systeem (Salesforce).

• Opvolging van mailcampagnes en het inplannen van socialmediaposts.

WAT BRENG JIJ MEE?

• Je bent betrouwbaar, gestructureerd en proactief.

• Je communiceert vlot en professioneel. 

• Je bent digitaal handig.
  Je bent discreet en mensgericht. 

• Je bent een echte doener met een positieve mindset.
  Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en kunt je professioneel uitdrukken in het Engels.

• Je beschikt over een relevant diploma (bv. Office Management) of hebt aantoonbare ervaring in een gelijkaardige functie, bij voorkeur binnen een KMO.

• Je woont bij voorkeur in de regio Antwerpen en je bent bereid om minstens 50% van je werktijd op kantoor aanwezig te zijn.

• Kennis van payroll en boekhouding is een extra troef.

• Ervaring met Google Workspace, Salesforce, Officient, Exact Online, is een extra troef.

WAT BIEDEN WIJ?

• Een afwisselende functie met veel eigen verantwoordelijkheid.

• Werken in een inspirerende, snelgroeiende tech-omgeving en binnen een fijn, jong en internationaal team met een sterke teamgeest.

• Flexibele werktijden en hybride werken, bij voorkeur start je op in een deeltijds werkregime.

• Een aantrekkelijk salaris en extralegale voordelen:

  • Hospitalisatie- en groepsverzekering

  • Maaltijdcheques, ecocheques, de optie om in te tekenen op een cafetariaplan

  • 12 ADV-dagen bovenop je wettelijk verlof

  • Een bedrijfslaptop (Macbook) en telefoonabonnement

ZIN OM MEE HET VERSCHIL TE MAKEN? SOLLICITEER VANDAAG NOG!

Denk je dat jij en Tropos een sterke match zijn? Zo ziet ons sollicitatieproces eruit:

👋 Eerste Kennismaking

Spring je eruit met je profiel? Dan plannen we snel een korte videocall om elkaar beter te leren kennen.

🧠 Online Test

Je krijgt de kans om vanuit je zetel een korte persoonlijkheids- en cognitieve test af te leggen. Geen stress – gewoon jezelf zijn.

🏢 Bezoek aan ons Kantoor

Kom langs in ons kantoor in Antwerpen en proef de sfeer op de werkvloer.

📝 Aanbod op Maat

Voelt het van beide kanten goed? Dan ontvang je van ons een aantrekkelijk voorstel. 

Bij Tropos waarderen en respecteren we de diverse achtergronden, ervaringen, persoonlijkheden, talenten en uitdagingen die ieder individu met zich meebrengt. Diversiteit verrijkt ons team en stimuleert creativiteit.